Un courriel professionnel

Så fungerar det

Nous voulons écrire un courriel professionnel clair, poli et efficace. L'objet résume la demande en quelques mots. Le premier paragraphe dit pourquoi on écrit, le deuxième expose les faits avec précision (dates, références, montants), le troisième formule une demande claire. La formule finale, Cordialement ou Je vous prie d'agréer …, dépend du degré de formalité.

Le registre professionnel préfère les tournures impersonnelles et précises : il apparaît que, nous constatons que, conformément à. Une réclamation reste toujours courtoise : on décrit le problème sans accuser, on rappelle ce qui était prévu et on propose une solution. Les conditionnels de politesse adoucissent la demande : nous souhaiterions, pourriez-vous.

Conformément à l'article 4 du contrat, nous vous prions de bien vouloir nous rembourser l'acompte.

Objet : Réclamation – location n° 2846

Madame, Monsieur, Je me permets de vous contacter au sujet de la location n° 2846, effectuée le 12 juillet dernier dans votre agence de Lausanne. J'avais réservé deux vélos électriques pour une journée, du 14 juillet à 9 heures au 14 juillet à 18 heures, et versé un acompte de quarante francs suisses. À mon arrivée à l'agence, l'un des deux vélos n'était pas disponible. Votre employé m'a proposé un vélo classique à la place, sans réduction de prix. Faute d'autre solution, j'ai accepté. Par ailleurs, la batterie du vélo électrique s'est déchargée après seulement deux heures, alors que votre site annonce une autonomie de soixante kilomètres. Conformément à l'article 3 de vos conditions générales, qui garantit « un matériel conforme à la réservation », je souhaiterais obtenir le remboursement de la différence entre le prix d'un vélo électrique et celui d'un vélo classique, soit vingt-cinq francs. Je vous joins une copie de ma réservation et de mon reçu. Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et vous remercie par avance de l'attention que vous porterez à ma demande. Cordialement, Marc Rochat — Objet : RE : Réclamation – location n° 2846 Monsieur, Nous accusons réception de votre courriel et vous présentons nos excuses pour les désagréments subis lors de votre location. Après vérification, il apparaît que le vélo réservé avait été endommagé la veille et n'avait pas pu être remplacé à temps. Nous constatons également que la batterie fournie n'avait pas été entièrement rechargée, ce qui ne correspond pas à nos procédures. Nous procéderons donc au remboursement de vingt-cinq francs sur votre carte bancaire dans un délai de cinq jours ouvrables. En geste commercial, nous vous offrons en outre une demi-journée de location gratuite, valable jusqu'à la fin de l'année. Nous espérons avoir le plaisir de vous accueillir à nouveau. Cordialement, Sophie Perrin, service clientèle

Källor

1. Kursplan i moderna språk, Lgr22, Skolverket